CFOP 1405: o que significa e quando utilizar

Quem emite, recebe ou confere notas fiscais precisa interpretar corretamente o CFOP informado no documento. Entre os códigos que podem gerar dúvida está o CFOP 1405, utilizado em uma situação específica de entrada de mercadorias. A compreensão correta evita classificações inadequadas, inconsistências na escrituração e problemas na conciliação entre estoque, documentos fiscais e obrigações acessórias.

O código não descreve uma venda comum nem uma compra comum feita diretamente de um fornecedor. Ele está ligado a uma mercadoria que a empresa recebe de outro estabelecimento da mesma empresa, em uma transferência anterior, e que agora retorna como uma aquisição destinada à revenda. Por isso, é indispensável analisar o histórico da operação, os estabelecimentos envolvidos e a finalidade da mercadoria.

Neste guia, você verá o significado do código, quando ele costuma ser aplicado, como diferenciá-lo de CFOPs parecidos e quais conferências devem ser feitas antes de lançar a nota fiscal. As explicações são gerais e devem ser combinadas com a legislação estadual aplicável e a orientação do profissional responsável pela escrita fiscal.

O que o CFOP 1405 significa

O CFOP 1405 corresponde à compra de mercadoria recebida em transferência para comercialização. Em termos práticos, ele é empregado na entrada de itens destinados à revenda que chegam a um estabelecimento em decorrência de uma transferência realizada por outro estabelecimento pertencente ao mesmo titular.

O primeiro dígito, 1, mostra que se trata de uma operação de entrada ou aquisição ocorrida dentro do mesmo estado. O grupo 400 está associado a determinadas entradas relacionadas a mercadorias recebidas em transferência. Já a terminação 05 especifica que a finalidade da compra é a comercialização, isto é, a empresa pretende revender o produto, e não utilizá-lo como material de consumo, ativo imobilizado ou insumo de industrialização.

É útil separar os elementos que formam o sentido do código:

• Entrada: a nota está sendo escriturada pelo estabelecimento que recebe a mercadoria.
• Operação interna: origem e destino estão localizados no mesmo estado.
• Transferência: o remetente é outro estabelecimento do mesmo titular, conforme a configuração da operação.
• Comercialização: o item recebido será mantido no estoque para revenda.

O CFOP é um elemento da classificação fiscal da operação e não substitui a análise de dados como CST ou CSOSN, NCM, base de cálculo, alíquotas, benefício fiscal e regras de aproveitamento de crédito. Todos esses campos devem ser coerentes entre si e com a realidade da circulação da mercadoria.

Quando o código deve ser utilizado

O uso do CFOP 1405 faz sentido quando uma filial, loja, depósito ou outro estabelecimento recebe mercadorias que foram transferidas por outra unidade da mesma empresa, dentro do mesmo estado, e a destinação no estabelecimento recebedor é a revenda. A classificação é feita do ponto de vista de quem dá entrada no documento.

Imagine uma rede varejista com matriz e filial estabelecidas no mesmo estado. A matriz transfere um lote de produtos que estavam em seu estoque de revenda para a filial, porque esta precisa repor as prateleiras. Ao escriturar a NF-e de transferência recebida, a filial pode utilizar o CFOP 1405 na entrada, desde que os demais requisitos do caso sejam atendidos.

Exemplo de operação interna

Uma empresa possui uma unidade de distribuição e uma loja. Ambas pertencem ao mesmo titular e ficam no mesmo estado. O centro de distribuição envia cinquenta unidades de um produto para a loja, que irá vendê-las a consumidores ou a clientes empresariais. Na perspectiva da loja, não ocorreu uma compra de terceiro; houve recebimento por transferência, com finalidade comercial.

Nesse exemplo, o código de entrada precisa refletir a origem real da mercadoria. Escolher um CFOP típico de compra de fornecedor poderia prejudicar a rastreabilidade do estoque e criar divergências entre a nota emitida pelo estabelecimento remetente e a nota escriturada pelo destinatário.

O que verificar antes do lançamento

Antes de usar o CFOP 1405, confirme se há efetivamente identidade de titularidade entre os estabelecimentos. Filiais e matriz de uma mesma empresa podem ter inscrições estaduais e CNPJs vinculados a estabelecimentos diferentes, mas a operação deve guardar a característica de transferência prevista na legislação. Uma venda entre empresas distintas, ainda que tenham sócios em comum, não deve ser tratada automaticamente como transferência.

Também é importante confirmar a finalidade do item na unidade que recebe. Se a mercadoria for destinada ao consumo interno, à formação de ativo imobilizado ou à industrialização, o enquadramento será outro. O código deve traduzir o destino econômico e fiscal efetivo da entrada.

Como diferenciar o CFOP 1405 de códigos semelhantes

Erros de CFOP geralmente surgem porque os códigos parecem semelhantes no nome, mas descrevem situações diferentes. A diferença pode estar no estado de origem, na finalidade dada à mercadoria ou na natureza da relação entre remetente e destinatário. Comparar os códigos pelo contexto é mais seguro do que escolher apenas pela presença das palavras “compra” e “comercialização”.

A tabela a seguir organiza alguns códigos frequentemente comparados ao CFOP 1405. Ela serve como apoio inicial para leitura, mas a escolha final depende do documento fiscal, da operação realizada e da regra aplicável ao contribuinte.

Observe que o CFOP 2405 é especialmente relevante para a comparação. A descrição é parecida com a do 1405, mas o primeiro dígito muda de 1 para 2. Isso sinaliza que a entrada passou a ser interestadual. Portanto, o endereço e a inscrição estadual dos estabelecimentos envolvidos precisam ser analisados antes de definir o código.

A consulta à Tabela de CFOP do Convênio SINIEF pode ajudar a conferir a descrição oficial do código. Ainda assim, a simples leitura da tabela não elimina a necessidade de avaliar o contexto comercial e tributário completo.

Relação entre transferência, estoque e nota fiscal

Uma transferência de mercadorias altera a localização física e contábil do estoque entre estabelecimentos, mas não deve ser tratada sem critério como uma compra de mercado. A nota fiscal de transferência documenta a movimentação e permite que remetente e destinatário mantenham registros compatíveis. Na entrada, o CFOP é uma das chaves para identificar a procedência e o destino dos itens.

Esse controle é importante para empresas com depósitos, centros de distribuição, lojas e filiais. Quando o estoque transferido é lançado como se tivesse sido adquirido de fornecedor externo, a empresa pode perder visibilidade sobre a origem do produto, dificultar conferências de custo, aumentar o risco de duplicidade e gerar dúvidas na apuração tributária.

Campos que merecem conferência

O CFOP não deve ser conferido isoladamente. Um procedimento adequado envolve a checagem de informações relacionadas na NF-e e nos sistemas internos. A seguir estão alguns pontos que normalmente precisam ser revisados:

• dados do emitente e do destinatário, incluindo estabelecimento e unidade federativa;
• natureza da operação indicada no documento fiscal;
• CFOP de saída utilizado pelo estabelecimento remetente;
• CFOP de entrada utilizado pelo estabelecimento destinatário;
• NCM, descrição, unidade e quantidade dos produtos;
• finalidade do item no estabelecimento que o recebeu;
• tratamento de ICMS, inclusive eventual destaque e crédito conforme o caso;
• vínculo com pedido de transferência, movimentação de estoque ou documento interno.

A conferência deve considerar também o regime tributário da empresa e a particularidade da mercadoria. Produtos sujeitos a substituição tributária, monofásicos, com benefícios fiscais ou submetidos a controles específicos podem demandar verificações adicionais. O CFOP correto é necessário, mas não resolve sozinho todas as obrigações do documento.

Passo a passo para identificar o CFOP adequado

Uma rotina simples de análise reduz o risco de selecionar o CFOP por hábito ou por copiar dados de uma nota anterior. O ideal é que o setor fiscal, o estoque e quem emite a NF-e compartilhem critérios documentados para as operações recorrentes da empresa.

Use a sequência abaixo como roteiro de conferência antes de registrar a entrada:

1. Identifique a natureza da operação: confirme se o documento representa compra, transferência, devolução, retorno, bonificação ou outra movimentação.
2. Verifique a titularidade: confirme se remetente e destinatário são estabelecimentos do mesmo titular, quando a operação for tratada como transferência.
3. Confira as unidades federativas: se a origem e o destino estão no mesmo estado, a entrada é interna; se estão em estados diferentes, é interestadual.
4. Defina a destinação da mercadoria: confirme se o produto será revendido, consumido, industrializado ou incorporado ao ativo.
5. Compare o CFOP da entrada com a saída: avalie se existe coerência entre o documento emitido pelo remetente e a escrituração do destinatário.
6. Revise a tributação: valide CST ou CSOSN, ICMS, possíveis créditos, regras estaduais e demais campos obrigatórios.
7. Registre e arquive os suportes: mantenha a NF-e, o DANFE quando utilizado, pedidos internos e comprovantes de recebimento organizados.

Um bom procedimento inclui a revisão por exceção: operações usuais podem seguir uma parametrização previamente validada, mas mudanças de estado, de finalidade, de fornecedor, de regime tributário ou de tipo de produto devem acionar nova análise. Automatizar sem revisar a lógica fiscal pode apenas reproduzir o erro em maior escala.

Impactos fiscais e cuidados com o ICMS

O CFOP participa da escrituração e pode influenciar a leitura que o Fisco faz sobre a operação. Por isso, uma classificação inadequada pode resultar em divergências nos arquivos fiscais, nas declarações e na conciliação de documentos eletrônicos. A análise do ICMS nas transferências tem particularidades importantes e pode variar conforme a legislação, o tipo de mercadoria e a situação concreta da empresa.

Nas transferências entre estabelecimentos do mesmo titular, há regras e entendimentos próprios sobre incidência, transferência de créditos e procedimentos documentais. Não é prudente concluir que todo destaque de imposto é obrigatório ou dispensável apenas com base no CFOP. A empresa deve observar a regulamentação estadual, os ajustes aplicáveis e as orientações do seu contador.

“Ninguém será obrigado a fazer ou deixar de fazer alguma coisa senão em virtude de lei.”

Constituição da República Federativa do Brasil, art. 5º, II

Esse princípio reforça a importância de basear o procedimento fiscal em norma aplicável, e não em suposições ou práticas informais. Para acompanhar a legislação e os documentos normativos relacionados à tributação estadual, uma fonte institucional relevante é o Conselho Nacional de Política Fazendária (Confaz).

Erros comuns que devem ser evitados

Um erro recorrente é usar o CFOP 1405 apenas porque a mercadoria chegou de “outra unidade”, sem verificar se essa unidade pertence ao mesmo titular e se está no mesmo estado. Outro problema comum é ignorar a destinação da mercadoria: um item recebido para uso interno não deve receber o mesmo tratamento de um produto mantido no estoque para revenda.

Também merece atenção a divergência entre a operação real e o cadastro do produto no sistema. Se um item é normalmente revendido, mas foi recebido para ser usado em um projeto interno, a finalidade daquela entrada específica deve ser considerada. O cadastro ajuda a padronizar, mas não substitui a análise do fato ocorrido.

Como organizar a rotina fiscal da empresa

A consistência na utilização de CFOPs depende menos de memorização e mais de processo. Empresas que possuem mais de um estabelecimento podem criar uma matriz de operações internas, descrevendo as situações de transferência mais frequentes, os CFOPs esperados na saída e na entrada, o tratamento do estoque e os responsáveis por cada etapa.

Essa matriz deve ser revisada sempre que houver abertura ou encerramento de unidade, mudança de atividade, adoção de novo sistema, alteração no mix de produtos ou atualização normativa relevante. O documento interno não substitui a legislação, mas facilita a execução correta e reduz dúvidas da equipe operacional.

Boas práticas de controle

Uma prática útil é conciliar periodicamente as transferências emitidas e recebidas. Compare quantidades, valores, chaves de acesso, datas de movimentação, produtos e documentos de transporte quando existirem. Diferenças encontradas cedo costumam ser mais simples de corrigir do que inconsistências identificadas somente no fechamento fiscal.

Outro cuidado é manter a comunicação entre compras, faturamento, recebimento, estoque e contabilidade. Muitas falhas surgem quando um setor conhece a movimentação física, mas não informa adequadamente sua finalidade ao setor responsável pela nota e pela escrituração. A informação completa, registrada antes da emissão ou do lançamento, é parte essencial da conformidade fiscal.

Perguntas frequentes

CFOP 1405 é usado para compra de fornecedor?

Em regra, não. O CFOP 1405 se refere à entrada de mercadoria recebida em transferência para comercialização. Para uma compra comum feita de fornecedor localizado no mesmo estado, um código como o CFOP 1102 pode ser mais compatível, desde que a situação concreta corresponda à sua descrição.

Posso usar CFOP 1405 se a transferência vier de outro estado?

Não. Quando a mercadoria é recebida em transferência de estabelecimento situado em outra unidade federativa e será destinada à comercialização, a referência usual é o CFOP 2405. O primeiro dígito do CFOP ajuda a identificar se a entrada é interna ou interestadual.

O CFOP 1405 serve para mercadoria de uso interno?

Não é essa a finalidade do código. O CFOP 1405 pressupõe que a mercadoria recebida em transferência seja destinada à comercialização. Itens usados pela empresa em sua rotina, sem intenção de revenda, devem ser classificados conforme a natureza de uso ou consumo aplicável.

O CFOP 1405 define sozinho o imposto da nota?

Não. O CFOP é um componente relevante, mas o tratamento tributário também depende de fatores como regime tributário, CST ou CSOSN, NCM, origem da mercadoria, legislação estadual, benefícios fiscais e características específicas da operação. A análise deve ser feita de forma integrada.

Conclusão

O CFOP 1405 indica a entrada de mercadoria recebida em transferência para comercialização, em operação realizada dentro do mesmo estado. Para utilizá-lo corretamente, é necessário confirmar que há uma transferência entre estabelecimentos do mesmo titular, que a entrada é interna e que o produto será destinado à revenda.

Mais do que decorar um número, a prática segura consiste em examinar a operação completa: quem enviou a mercadoria, para onde ela foi, qual será sua finalidade, qual CFOP foi usado na saída e como a tributação deve ser tratada. Em caso de dúvida, especialmente quando houver crédito de ICMS, substituição tributária ou operações entre estados, a revisão com o contador ou especialista fiscal é a medida mais prudente.

Referências

• Conselho Nacional de Política Fazendária (Confaz) — Convênio SINIEF s/nº, de 1970, Tabela de CFOP.
• Conselho Nacional de Política Fazendária (Confaz) — Portal institucional e legislação tributária estadual.
• Brasil — Constituição da República Federativa do Brasil, art. 5º, inciso II.
• Secretarias de Fazenda estaduais — Regulamentos do ICMS e orientações para documentos fiscais eletrônicos.