CFOP 5403: o que significa e quando usar na nota

Quem emite ou confere notas fiscais pode encontrar diversos códigos que parecem semelhantes, mas representam operações tributárias diferentes. Entre eles está o CFOP 5403, utilizado em situações específicas de venda de mercadorias que passaram pelo regime de substituição tributária do ICMS.

Compreender o código evita erros na escrituração fiscal, na emissão de documentos e na interpretação dos impostos destacados — ou não destacados — na nota. Mais do que decorar uma sequência numérica, é importante identificar a origem da mercadoria, o destino da venda, a existência de retenção anterior do imposto e as regras aplicáveis no estado envolvido.

Este guia explica o significado do CFOP 5403, detalha cada parte de sua composição, mostra quando ele pode ser usado e aponta cuidados necessários antes de selecionar esse código em uma NF-e. Como as normas do ICMS têm regras estaduais, a conferência da legislação local e do enquadramento da operação é indispensável.

O que é CFOP e para que serve

CFOP é a sigla de Código Fiscal de Operações e Prestações. Trata-se de uma classificação numérica empregada em documentos fiscais e na escrituração para identificar a natureza de uma circulação de mercadoria ou de uma prestação de serviço de transporte. O código informa, entre outros aspectos, se a operação é de entrada ou saída, se ocorre dentro ou fora do estado e qual é seu enquadramento fiscal.

Na prática, o CFOP integra a emissão da Nota Fiscal Eletrônica, a apuração de tributos e a transmissão de obrigações acessórias. Ele deve estar coerente com dados como a finalidade da operação, o Código de Situação Tributária (CST) ou o Código de Situação da Operação no Simples Nacional (CSOSN), a origem do produto, o destinatário e a tributação incidente.

A tabela de CFOP é estruturada por grupos numéricos. Em operações de saída, os códigos iniciados por 5 normalmente indicam operações realizadas dentro da mesma unidade federativa do emitente, enquanto os iniciados por 6 costumam se relacionar a saídas interestaduais. Essa lógica ajuda na leitura inicial, mas não substitui a análise completa da descrição do código.

Os códigos fiscais devem refletir a natureza efetiva da operação registrada no documento fiscal.

Princípio aplicado à escrituração fiscal e à documentação tributária

CFOP 5403: significado completo do código

O CFOP 5403 corresponde à venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros em operação com mercadoria sujeita ao regime de substituição tributária, na condição de contribuinte substituído. Em termos simples, ele costuma ser empregado por uma empresa que revende, dentro do próprio estado, uma mercadoria comprada de outro fornecedor e cujo ICMS devido nas etapas seguintes já foi recolhido anteriormente por substituição tributária.

A expressão “adquirida ou recebida de terceiros” é decisiva. Esse CFOP não descreve, em regra, a venda de produto fabricado pelo próprio estabelecimento. Ele está relacionado à mercadoria que entrou no estoque por compra, transferência ou outra forma de recebimento de terceiro, respeitadas as condições tributárias da operação.

Como interpretar os números

A leitura do código pode ser organizada em partes. O primeiro dígito, 5, aponta para uma saída dentro do estado. Os dígitos seguintes localizam a operação no grupo de vendas associadas à substituição tributária. Já a descrição específica do 5403 delimita que a mercadoria foi adquirida ou recebida de terceiros e que o emitente atua como contribuinte substituído.

Ser contribuinte substituído significa, de modo geral, que o estabelecimento que vende agora não é aquele responsável por recolher o ICMS-ST relativo às operações posteriores. A retenção e o recolhimento ocorreram antes, normalmente pelo fabricante, importador ou outro participante definido pela legislação como substituto tributário.

O que é substituição tributária do ICMS

A substituição tributária é um regime em que a responsabilidade pelo recolhimento do ICMS de etapas posteriores da cadeia comercial é atribuída a um contribuinte anterior. Por exemplo, em determinados segmentos, um fabricante pode calcular e recolher antecipadamente o imposto presumido que incidiria nas vendas seguintes realizadas por distribuidores e varejistas.

Isso não quer dizer que toda mercadoria vendida no varejo esteja sujeita a esse regime. A incidência depende do produto, da classificação fiscal, das regras estaduais, de eventuais convênios ou protocolos aplicáveis e da situação concreta da operação. A legislação publicada pelo CONFAZ é uma das referências relevantes para acompanhar normas relacionadas ao ICMS, embora a aplicação prática também exija a consulta à legislação da unidade federativa.

Quando usar o CFOP 5403

O uso do CFOP 5403 tende a ser adequado quando um estabelecimento comercial vende, para cliente localizado no mesmo estado, uma mercadoria comprada de terceiro que está sujeita à substituição tributária e para a qual o ICMS-ST já foi retido em operação anterior. A escolha deve resultar da análise do documento de entrada, da tributação do item e das normas aplicáveis à venda.

Um exemplo comum é o de um varejista que compra de um distribuidor uma mercadoria incluída no regime de ICMS-ST. Se o distribuidor, ou um elo anterior da cadeia, foi responsável pela retenção do imposto e a mercadoria chega ao varejista com essa condição regularmente documentada, a posterior revenda interna pode ser registrada com o CFOP 5403, desde que a situação se enquadre exatamente na descrição legal.

Elementos que precisam estar presentes

Antes de usar o código, é útil verificar um conjunto de fatores. Não basta que a mercadoria pertença a um segmento frequentemente associado à substituição tributária. É necessário confirmar o tratamento dado àquela operação, àquele produto e àquela circulação específica.

• A operação de saída é realizada para destinatário no mesmo estado do emitente.
• A mercadoria foi adquirida ou recebida de terceiros, e não produzida pelo próprio estabelecimento.
• O item está sujeito ao regime de substituição tributária na situação analisada.
• O ICMS-ST das operações subsequentes foi retido ou recolhido anteriormente, conforme a regra aplicável.
• O emitente vende como contribuinte substituído, e não como responsável pela retenção da substituição tributária nessa saída.
• O CST ou CSOSN e as demais informações fiscais da NF-e estão compatíveis com o tratamento tributário.

Em alguns casos, a venda pode envolver consumidor final não contribuinte; em outros, um contribuinte do ICMS. Essa característica pode afetar campos e informações complementares da nota, mas não autoriza presumir automaticamente que o CFOP 5403 será aplicável. A natureza do produto e a forma como o ICMS foi tratado continuam sendo determinantes.

Diferença entre CFOP 5403 e códigos parecidos

Os erros mais recorrentes surgem da confusão entre CFOPs que possuem descrições semelhantes. A diferença pode estar na origem da mercadoria, na responsabilidade pela retenção do imposto, no destino geográfico da venda ou no tipo de destinatário. Por isso, comparar a descrição oficial e as características reais da operação é mais seguro do que selecionar um código apenas pela proximidade numérica.

O quadro a seguir reúne alguns códigos frequentemente associados a dúvidas sobre vendas submetidas à substituição tributária. Ele tem finalidade didática e não substitui a conferência da tabela oficial nem a orientação contábil para casos concretos.

Uma confusão relevante é entre o CFOP 5403 e códigos aplicáveis quando o próprio emitente retém o ICMS-ST. Se a empresa tem a responsabilidade tributária de reter e recolher o imposto naquela venda, ela não deve se apresentar como substituída. A condição do estabelecimento na cadeia é um dos dados essenciais para a classificação correta.

Mercadoria própria e mercadoria de terceiros

Outro ponto de separação é a origem do item. Quando o produto é de fabricação própria, a operação pode exigir um CFOP do grupo destinado a produção do estabelecimento. Quando se trata de revenda de mercadoria comprada de fornecedor, entram em análise os códigos vinculados a mercadoria adquirida ou recebida de terceiros.

Essa diferença não é apenas semântica. Ela influencia a escrituração, os controles internos e a coerência entre entradas, estoque, produção e saídas. Uma indústria que revende itens comprados para complementar seu catálogo, por exemplo, pode ter operações de produção própria e de revenda, cada uma exigindo classificação compatível com a origem efetiva de cada produto.

Como conferir se o código é adequado antes de emitir a nota

O melhor caminho é transformar a validação em uma rotina. A emissão da NF-e geralmente ocorre com rapidez, especialmente em lojas e distribuidoras, mas a agilidade não deve eliminar a conferência fiscal. Uma parametrização inadequada no sistema pode replicar o mesmo erro em muitas notas.

Comece pela nota de entrada e pelos cadastros do produto. Avalie a descrição do item, sua classificação fiscal, as informações de ICMS e de ICMS-ST, o fornecedor, a unidade federativa de origem e os dados adicionais que comprovem o tratamento tributário. Na sequência, compare a situação da venda atual com as condições que justificam o uso do código.

1. Identifique se a saída ocorrerá dentro do mesmo estado ou para outra unidade federativa.
2. Confirme se o item vendido foi comprado ou recebido de terceiro, em vez de produzido pelo estabelecimento.
3. Verifique se a mercadoria está abrangida pela substituição tributária na operação e na legislação estadual aplicável.
4. Analise a nota de aquisição para confirmar a retenção anterior do ICMS-ST, quando cabível.
5. Determine se a empresa atua como substituta ou como substituída naquela saída.
6. Confira a compatibilidade entre CFOP, CST ou CSOSN, base de cálculo, campos de ICMS-ST e informações complementares.
7. Registre a decisão em procedimentos internos e, diante de dúvida relevante, valide com o profissional contábil responsável.

O Portal da Nota Fiscal Eletrônica disponibiliza documentação e informações sobre o documento fiscal digital. A consulta ao Portal Nacional da NF-e pode ajudar a localizar materiais oficiais sobre regras técnicas, embora a definição do tratamento tributário do item dependa também da legislação do ICMS.

Informações da nota fiscal que merecem atenção

Selecionar o CFOP correto é uma parte do processo. A nota fiscal precisa formar um conjunto coerente. Se o código indica venda de mercadoria de terceiros submetida à substituição tributária na condição de substituído, os demais campos tributários devem refletir essa realidade conforme o regime da empresa e a norma estadual.

Em operações com ICMS-ST, o documento de entrada costuma ser especialmente importante para rastrear a composição da tributação. Dados como a base de cálculo da substituição tributária, o valor retido, a identificação da mercadoria e as informações adicionais podem apoiar a conferência. A empresa deve manter seus documentos organizados pelo prazo exigido pela legislação, facilitando auditorias, inventários e esclarecimentos ao contador.

CST, CSOSN e CFOP não são a mesma coisa

O CFOP descreve a natureza da operação ou prestação. O CST indica a situação tributária do ICMS para contribuintes do regime normal, enquanto o CSOSN é empregado, em determinadas hipóteses, por optantes do Simples Nacional. Esses códigos se relacionam na nota, mas não devem ser tratados como sinônimos.

Uma combinação válida depende do enquadramento tributário do emitente e do tratamento da operação. Sistemas emissores podem oferecer sugestões automáticas, mas cabe à empresa assegurar que seus cadastros e regras fiscais estejam corretos. Alterações na legislação, no produto comercializado ou no fluxo de compras podem exigir revisão das parametrizações.

Erros comuns ao usar o CFOP 5403

Um erro frequente é aplicar o CFOP 5403 a qualquer produto que, em algum momento, esteve associado à substituição tributária. O regime não deve ser presumido exclusivamente pelo nome comercial do item. Produtos parecidos podem ter classificações fiscais, embalagens, finalidades ou tratamentos distintos, e as regras podem variar entre estados.

Também é comum confundir a operação interna com uma venda para outro estado. Como o primeiro dígito do CFOP tem função relevante, uma saída interestadual não deve usar um código iniciado por 5 apenas porque os demais dígitos parecem compatíveis. Nessas situações, devem ser examinados os códigos da série correspondente e as regras de partilha, diferencial de alíquota ou ST eventualmente aplicáveis.

• Usar 5403 para produto fabricado pelo próprio emitente.
• Escolher o código sem confirmar se houve retenção anterior do ICMS-ST.
• Aplicar o CFOP interno em venda para destinatário situado em outra unidade federativa.
• Confundir contribuinte substituído com substituto tributário.
• Ignorar divergências entre o CFOP e o CST ou CSOSN informado.
• Manter cadastros desatualizados após alteração de fornecedor, produto ou regra estadual.
• Corrigir o documento sem avaliar os reflexos na escrituração e nas obrigações acessórias.

Quando há erro em nota já autorizada, a medida adequada depende do tipo de falha, do prazo e das regras aplicáveis. Pode haver necessidade de cancelamento, carta de correção em hipóteses permitidas ou emissão de documento fiscal complementar, de devolução ou de ajuste. Como cada alternativa tem limitações, a decisão deve ser tomada com suporte contábil e observância da norma estadual.

Organização interna para reduzir riscos fiscais

Uma empresa que comercializa muitas mercadorias sujeitas a regras diversas precisa manter um cadastro de produtos bem estruturado. Isso inclui descrição padronizada, NCM quando aplicável, origem, fornecedor habitual, tratamento de ICMS, indicação de eventual ST e observações sobre particularidades estaduais. O cadastro não elimina a análise humana, mas reduz a chance de erros repetitivos na emissão.

Também é recomendável separar responsabilidades. A área de compras deve encaminhar notas de entrada e informações de fornecedores ao setor fiscal; o setor fiscal deve validar o tratamento tributário e atualizar o sistema; a equipe de faturamento deve seguir os parâmetros aprovados. Essa comunicação evita que alterações na cadeia de fornecimento passem despercebidas no momento da venda.

Checklist para o faturamento

Antes de liberar a nota, a equipe pode adotar um checklist simples: produto correto, destinatário correto, estado de destino, origem da mercadoria, tributação da entrada, condição de substituto ou substituído, CFOP, CST ou CSOSN e observações necessárias. Em vendas recorrentes, esse controle pode ser automatizado pelo sistema, desde que seja revisado periodicamente.

Em caso de dúvidas, a fonte mais segura é a documentação do próprio produto e da operação, somada à legislação estadual e à orientação do contador. Consultas formais aos órgãos fazendários podem ser pertinentes em operações complexas ou recorrentes que envolvam interpretação tributária relevante.

Perguntas frequentes

O que significa CFOP 5403?

O CFOP 5403 indica, em linhas gerais, uma venda interna de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros, sujeita à substituição tributária do ICMS, realizada por contribuinte substituído. Isso pressupõe que o imposto relativo às etapas posteriores já tenha sido tratado anteriormente conforme as regras aplicáveis.

O CFOP 5403 pode ser usado em venda para outro estado?

Não. O primeiro dígito 5 identifica, em regra, operação de saída dentro da mesma unidade federativa do emitente. Para venda interestadual, é preciso analisar os CFOPs iniciados por 6 e verificar todas as exigências tributárias do destino.

Quem usa CFOP 5403 destaca ICMS-ST na nota?

Essa definição depende da situação tributária, do regime da empresa e das normas estaduais. Como o código está associado à condição de contribuinte substituído, normalmente a retenção não é feita pelo revendedor nessa saída; porém, os campos da NF-e devem ser preenchidos conforme a legislação e a orientação contábil aplicável ao caso.

O Simples Nacional pode utilizar CFOP 5403?

Uma empresa do Simples Nacional pode realizar operações com esse CFOP se os fatos da operação corresponderem à sua descrição e se os demais códigos fiscais forem compatíveis com o regime. O uso do Simples não dispensa a análise da substituição tributária nem a correta parametrização do CSOSN.

Conclusão

O CFOP 5403 é usado para identificar uma situação específica: a venda dentro do estado de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros e submetida à substituição tributária, quando o emitente atua como contribuinte substituído. A correta aplicação depende de elementos objetivos, como a origem da mercadoria, o destino da venda, a retenção anterior do ICMS-ST e a posição da empresa na cadeia comercial.

Por esse motivo, o código não deve ser escolhido apenas por hábito, sugestão automática do sistema ou semelhança com outros CFOPs. A conferência da nota de entrada, do cadastro do produto, da legislação estadual e dos demais campos fiscais da NF-e é a forma mais segura de reduzir inconsistências. Em situações com particularidades tributárias, o acompanhamento de um contador ou especialista fiscal é essencial.

Referências

• Conselho Nacional de Política Fazendária — Convênios ICMS e legislação tributária.
• Portal Nacional da Nota Fiscal Eletrônica — Documentação e informações sobre NF-e.
• Secretarias Estaduais da Fazenda — Regulamentos do ICMS e normas de substituição tributária.
• Ajuste SINIEF 07/2005 — Institui a Nota Fiscal Eletrônica e o Documento Auxiliar da NF-e.